退去立会いのトラブルを回避するために｜原因・事例・対策を大家さん向けに徹底解説

入居者の退去が近づくたびに「今回もトラブルになるかもしれない」と不安を感じている大家さんは少なくありません。原状回復費用をめぐる「言った・言わない」の争い、ハウスクリーニング費用の拒否、立会い後に発覚する見落とし箇所など、退去立会いには複数のリスクが潜んでいます。独立行政法人国民生活センターによると、賃貸住宅に関する相談のうち原状回復に関するものは毎年1万3,000〜4,000件程度に上り、賃貸住宅相談全体の約4割を占めています。この記事では、退去立会いで起こりやすいトラブルの原因と具体的な回避策を、入居前の準備から立会い当日・立会い後まで一気通貫で解説します。

この記事を読めば、次のことがわかります。退去立会いで発生しやすいトラブルの種類と原因、トラブルを回避するための入居前・当日・立会い後の対策、そして問題が起きたときの相談先と対処の流れです。

退去立会いとは？目的と基本的な流れを確認しよう

退去立会いについて正しく理解することが、トラブル回避の第一歩です。まずは基本的な目的と当日の流れを確認しましょう。

退去立会いの目的｜原状回復の責任範囲を双方で確認する場

退去立会いとは、入居者が退去する際にオーナーや管理会社の担当者が現地に出向き、部屋の状態を入居者と一緒に確認する作業のことです。最大の目的は、部屋の傷・汚れについて「誰が原因で発生したのか」を双方で確認し、原状回復の費用負担を合意することです。

国土交通省が定める「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」では、原状回復を「賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損を復元すること」と定義しています。つまり、経年劣化や通常の使用による損耗はオーナーが負担するのが原則です。この区分けを立会い時にきちんと確認することが、後のトラブルを防ぐことにつながります。

退去立会いに参加する関係者と役割

立会いには一般的に、退去する入居者とオーナーまたは管理会社の担当者が参加します。状況によっては、原状回復費用の見積もりをその場で出すためにリフォーム業者やクリーニング業者が同席するケースもあります。入居者が当日立ち会えない場合は、委任状を持った代理人が参加することも可能です。ただし、代理人では入居前からあった傷の判断が難しいため、できる限り本人に立ち会ってもらうことが望ましいです。

退去通知から立会い完了までの基本的な流れ

退去立会いは次のステップで進むのが一般的です。

まず入居者から退去通知を受け、退去日を決定します。次に、立会い日程を調整して入居者に当日の持ち物や準備事項を案内します。当日は入居者の荷物がすべて搬出された状態で立会いを実施し、室内各所をチェックします。

確認が終わったら原状回復の負担範囲について入居者と話し合い、合意内容を書面に残してサインをもらいます。最後に鍵を回収して立会いは完了です。立会いにかかる時間は物件の規模によって異なりますが、一般的に30分〜1時間程度です。

退去立会いで発生しやすいトラブル6つ｜具体的な事例をもとに解説

退去立会いでは、どのようなトラブルが起きやすいのでしょうか。代表的な6つの事例を見ていきます。それぞれの原因を知ることで、対策の方向性が見えてきます。

トラブル事例①｜原状回復費用の負担範囲をめぐる対立

最も多いのが、原状回復費用の負担範囲についての認識の相違です。たとえば、クロスや床に傷・汚れがあった場合、「故意・過失によるものか」「経年劣化の範囲内か」という判断でオーナーと入居者の意見が食い違うことがあります。

国民生活センターへの相談事例では、約1年半入居した3LDKのマンションで退去時にクロスの全面張替え費用として約14万円を請求されたケースが報告されています（2024年5月受付）。「退去するときにいつも全面張替えをしている」という説明に入居者が納得せず、トラブルになった事例です。立会い時に根拠のある説明ができなければ、こうした摩擦は避けられません。

トラブル事例②｜「入居前からあった傷」をめぐる言い争い

立会い時に発覚した傷や汚れについて、入居者が「入居前からあったものだ」と主張するケースも頻発します。入居時の状態を証明できる写真や書面がなければ、オーナー側は反論できません。国民生活センターに相談した事例では、立会いがないまま約90万円の原状回復費用を請求された入居者が、「入居時から壁紙やフロアマットが傷んでいた」と主張したケースも確認されています（2024年7月受付）。入居時の記録がいかに重要かがわかります。

トラブル事例③｜ハウスクリーニング費用・特約の内容をめぐる拒否

契約書に「ハウスクリーニング費用は借主負担」と明記されていても、入居者が「そんな説明を受けていない」として支払いを拒否するケースがあります。2020年の民法改正では、特約が有効であるためには借主が十分に理解した上で自由な意思で承諾していることが必要とされており、契約締結時の説明義務がより重要になっています。特約の内容を明文化するだけでなく、締結時に丁寧に説明しておくことが不可欠です。

トラブル事例④｜退去通知の遅れによる賃料の二重払い問題

入居者が退去通知を定められた期日までに行わなかった場合、退去日の翌月分まで賃料が発生するケースがあります。入居者側は「退去した部屋の家賃まで払う必要があるのか」と反発することが多く、これが対立につながります。契約書への明記と入居時の説明が予防策になります。

トラブル事例⑤｜残置物・忘れ物の処分費用をめぐる対立

退去後に部屋へ残された荷物が残置物（所有権が放棄されたもの）か忘れ物かによって、対応が異なります。残置物であれば処分費用を原状回復費として入居者に請求できますが、連絡が取れなくなると処理が困難になります。立会い時に室内だけでなく、宅配ボックスや駐輪場、共用部の忘れ物も確認しておくことが大切です。

トラブル事例⑥｜立会い後に見落とし箇所が発覚する

立会いで合意・署名が終わった後に「実はもう一箇所修繕が必要だった」と気づくケースがあります。しかし、敷金精算の合意書にサインが済んだ後に追加請求しようとしても、入居者から「立会い時に言われていない」「立会い後に発生したものではないか」と反論されると、請求を通すことが難しくなります。立会い当日に細部まで確認することの重要性がここにあります。

トラブルが起きる根本原因は「記録不足」と「ガイドライン理解の不足」

6つのトラブル事例を見てきました。次に、なぜこれらのトラブルが繰り返されるのか、その根本原因を整理します。原因を正しく把握することで、効果的な対策が見えてきます。

原因①｜入居時の状態が記録されておらず「言った・言わない」が起きる

トラブルの最大の原因は、入居時の部屋の状態が記録されていないことです。記録がなければ、「この傷は入居前からあったのか、入居後についたのか」という判断を双方の記憶に頼るしかありません。記憶は時間の経過とともに変化するため、数年後の退去時に正確な事実を再現するのは困難です。写真・動画・チェックシートといった客観的な証拠の有無が、トラブルの明暗を分けます。

原因②｜国交省ガイドラインの内容を正しく理解していない

国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」は、賃貸物件における原状回復の費用負担の考え方を整理した指針です。ガイドラインには法的強制力はないものの、多くの裁判例がこの内容に沿った判断をしており、実質的な基準として機能しています。

ガイドラインでは、経年劣化（建物・設備の自然な劣化）と通常損耗（通常の使用で生じる損耗）はオーナーが負担するとされています。一方、入居者の故意・過失、善管注意義務違反、通常を超える使用による損耗は入居者が負担します。この区分けを理解していないと、本来請求できない費用を請求してしまったり、逆に請求できる費用を見逃したりすることになります。

原因③｜2020年民法改正により入居者の知識レベルが向上している

2020年の民法改正では、原状回復の考え方（民法621条）と敷金の定義（民法622条の2）が明文化されました。これにより、入居者がインターネットや法律書で正確な知識を得やすくなっています。「これは経年劣化だから負担不要なはずだ」「ガイドラインにはこう書いてある」と具体的な根拠を示して主張してくる入居者が増えているのが現状です。オーナー側も同レベルの知識を持って立会いに臨まなければ、不利な状況に追い込まれる可能性があります。

トラブルを回避するための「入居前」からの準備

退去立会いのトラブルを回避するには、退去当日だけ注意するのでは遅すぎます。入居時からの準備が決定的な差を生みます。ここでは具体的に何をすべきかを解説します。

準備①｜入居時チェックシートを作成し双方で署名・保管する

入居前に部屋の状態を記録するチェックシートを用意し、入居者と一緒に確認した上で双方がサインをして各1部ずつ保管しましょう。国土交通省のガイドラインにも入退去時の確認リストのサンプルが掲載されています。チェックシートには、壁・床・天井・建具・水回り設備・備え付け家電などの状態を記入し、傷や汚れがある箇所は具体的に記載することが重要です。書面として残すことで、後から「入居時からあった傷だ」という主張に客観的な根拠で対応できます。

準備②｜入居前の室内を写真・動画で徹底的に記録する

チェックシートに加えて、入居前の室内を写真と動画で記録しましょう。撮影すべき箇所は、壁全面（クロスの傷・汚れ）、床全面（フローリング・畳・カーペットの状態）、天井、キッチン・浴室・トイレ・洗面台の水回り、窓・サッシ・網戸、玄関ドアと鍵、備え付けのエアコン・給湯器・換気扇などです。撮影した写真には日付が残るよう設定しておくと、経年劣化の判断材料になります。動画も合わせて残しておくと、写真では伝わりにくい細部の状態を証拠として保管できます。

準備③｜契約書の特約条項を明文化し締結時に丁寧に説明する

ハウスクリーニング費用の負担や特定設備の修繕費用など、ガイドラインの原則と異なる取り決めを設ける場合は、特約として契約書に明記します。特約が法的に有効となるためには、借主が内容を十分に理解した上で自由な意思で承諾していることが必要です。契約締結時に書面を示しながら説明し、説明を受けた旨を記録しておくことが、後のトラブル防止に直結します。

準備④｜退去予告のルールを契約書に明記し入居時に説明しておく

退去予告の期限（一般的には1ヶ月前）を契約書にきちんと記載し、入居時に説明しておきましょう。入居者が予告期限を知らずに退去連絡が遅れると、賃料の二重払い問題が発生します。入居時に「退去する際はこちらの期限までにご連絡ください」と明確に伝えておくだけで、このトラブルは大幅に減らせます。

退去立会い当日にトラブルを起こさないための7つのポイント

入居時の準備が整っていたとしても、立会い当日の対応を誤るとトラブルに発展することがあります。以下の7つのポイントを押さえて、当日をスムーズに進めましょう。

ポイント①｜家財道具がすべて撤去された状態で立会いを実施する

立会いは、家具・家電を含むすべての荷物が搬出された状態で行いましょう。家財道具が残っている状態では、その下に隠れている傷や汚れを確認できません。当日に荷物が残っている場合は、搬出完了後に改めて立会いを行う必要があります。その際は解約日をまたぐ可能性があるため、延長分の家賃が発生することも入居者に事前に伝えておくことが必要です。

ポイント②｜プロの目で確認するために管理会社や施工業者を同席させる

オーナー自身が退去立会いに立ち会う場合でも、可能であれば管理会社の担当者やリフォーム業者を同席させましょう。専門家の視点があれば、素人では気づきにくい傷や設備の不具合も見落とさずに確認できます。また、プロが根拠を持って「これは借主負担になります」と説明することで、入居者の納得を得やすくなります。

ポイント③｜室内だけでなく室外・共用部も確認する

立会いの対象を室内に限定するのは不十分です。駐輪場に自転車が残っていないか、ベランダに忘れ物がないか、郵便受けや宅配ボックスの中身は空になっているか、共用部の清掃は適切に行われているかも確認します。見落としがあると後から連絡が必要になり、手間と時間がかかります。

ポイント④｜原状回復の負担範囲はガイドラインに準拠して説明する

費用負担の話し合いをする際は、国交省のガイドラインを根拠として示しながら説明しましょう。「うちはいつもこうしている」という慣習ではなく、明確な基準に沿って説明することで入居者の納得を得やすくなります。2020年の民法改正以降、入居者もガイドラインの内容を熟知しているケースが増えているため、根拠のない請求は逆にトラブルの火種となります。

ポイント⑤｜確認した内容をすべて書面（合意書）に残してサインをもらう

立会いで確認した内容と費用負担の合意は、口頭だけで終わらせずに必ず書面に残します。「敷金精算の合意書」には、預かり敷金の金額、原状回復費用の借主負担額、敷金の返還額と返還日などを明記します。そしてその場でサインをもらうことで、後から「そんな合意はしていない」という主張を防げます。なお、納得できない内容への署名は拒否できるため、内容に疑義がある場合は後日確認する時間を設けることが双方にとって誠実な対応です。

ポイント⑥｜電気・ガス・水道・ネット回線の解約手続きを確認する

ライフラインの解約手続きが完了しているかも確認事項の一つです。インフラによっては解約の際に借主の立会いが必要なものもあります。退去日までに手続きを済ませておくよう、事前に案内しておくことで当日の確認がスムーズになります。

ポイント⑦｜退去後の連絡先と退去理由を必ず確認する

立会いの最後に、退去後の連絡先を必ず確認しましょう。敷金の精算や残置物の対応など、退去後も連絡が必要なケースは多くあります。あわせて、可能であれば退去理由や物件への感想を聞いておくと、空室対策や物件価値の改善に活かせる情報が得られます。

立会い後にトラブルが発生したときの対処法

立会いを終えた後でもトラブルが起きることはあります。そのような場合の具体的な対処法を確認しておきましょう。

原状回復費用の支払いを拒否された場合の対応ステップ

立会い後に入居者から費用の支払いを拒否された場合は、段階的に対応します。まずは電話や通常郵便で支払いを求めます。それでも応じない場合は、内容証明郵便で請求書を送付します。さらに解決しない場合は、少額訴訟（60万円以下の金銭請求に対応）や調停の申し立てを検討することになります。事前に弁護士に相談しておくことで、進め方の見通しが立ちやすくなります。

立会い完了後に「見落とし箇所」が発覚した場合

立会い後に合意済みの修繕箇所以外の損傷が見つかった場合でも、すでに敷金精算の合意書へのサインが終わっていると追加請求は困難です。こうした事態を防ぐために、立会い前にチェックリストを作成し、一箇所ずつ漏れなく確認することが重要です。照明が取り外された状態での立会いになるため、自然光の入る日中の時間帯に行うことで見落としを減らせます。

トラブルが解決しない場合の相談窓口

オーナーと入居者の間で話し合いが進まない場合は、外部の相談窓口を利用することが有効です。消費者ホットライン「188」に電話すると最寄りの消費生活センターに案内されます。また、国民生活センター、公益財団法人不動産適正取引推進機構（RETIO）、日本賃貸住宅管理協会なども相談先として活用できます。法的な問題に発展した場合は弁護士への相談を検討しましょう。

退去立会いを自分でやるのが不安な大家さんへ

ここまでトラブルの事例や対策を解説してきました。一方で、「自分でやるのはやはり不安だ」と感じているオーナーも多いのではないでしょうか。最後に、自主管理の限界と専門業者への依頼について整理します。

自主管理オーナーが退去立会いで直面しやすいリスク

自主管理のオーナーが立会いを行う場合、いくつかのリスクがあります。まず、感情的になりやすいという点です。自分の物件に傷がついているのを目の前にすると、冷静に対応することが難しくなることがあります。次に、専門知識がない状態では入居者の主張に反論しにくいという点です。入居者がガイドラインを根拠に反論してきた場合、準備がなければ押し切られてしまうことがあります。また、立会い後の見落としや書面不備によるトラブルリスクも無視できません。

退去立会いを専門業者に代行依頼するメリット

退去立会いを専門業者に依頼すると、次のようなメリットがあります。まず、ガイドラインに基づいた公平な査定を専門家が行うため、入居者の不当な主張を根拠をもって退けることができます。次に、写真・動画を含む現地調査レポートが作成されるため、立会い後のトラブル証拠として活用できます。さらに、立会いから原状回復工事・敷金精算までを一気通貫で対応できる業者であれば、空室期間の短縮にもつながります。煩雑な日程調整や入居者とのやり取りを代行してもらえる点も、オーナーの精神的負担を大幅に軽減します。

退去立会いのトラブルは「準備」と「専門知識」で防げる

退去立会いのトラブルは、入居時からの丁寧な記録とガイドラインの正しい理解、そして立会い当日の書面化によって大部分を防ぐことができます。この記事で解説したポイントを改めて整理すると次のとおりです。

入居時に写真・動画・チェックシートで部屋の状態を記録し双方でサインをしておくこと、契約書の特約内容を締結時に丁寧に説明しておくこと、立会いは荷物が完全に撤去された状態でプロを同席させて行うこと、確認内容は必ず書面に残してその場でサインをもらうこと、そしてトラブルが起きた際は外部の相談窓口を活用することです。

退去立会いは一度限りの機会です。その場での確認が不十分だと、後からの対応は非常に困難になります。準備と知識があるかどうかで、結果は大きく変わります。

退去立会いのご依頼・ご相談はGlows Upへ

「退去立会いを自分でやるのが不安」「これまでトラブルが続いていて疲れてしまった」という大阪・神戸を中心とした関西圏のオーナー様・管理会社様は、ぜひGlows Upへご相談ください。

Glows Upは、原状回復ガイドラインに厳密に準拠した適正な立会い・査定を実施しています。立会い時には写真・動画を含む現地調査レポートを作成し、査定結果と書類一式をまとめてご報告します。退去立会いから原状回復工事・最終完了報告まで一気通貫で対応できるため、空室期間の短縮にも貢献しています。「まずは立会いの相談だけ」でも承っています。ぜひお気軽にご相談ください。